Erfüllen Sie die Vorgaben der Whistleblower-Richtlinie?

Ziel der Richtlinie ist es, die Aufdeckung und Unterbindung von Verstößen zu unterstützen, gleichzeitig jedoch auch den Hinweisgeber (Whistleblower) besser zu schützen.

Zu diesem Zweck wurde sie zum 16.12.2019 beschlossen und muss nun bis zum 17.12.2021 in nationales Recht umgesetzt werden. Für deutsche Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter/innen sowie Behörden und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner/innen bedeutet dies, dass sie nunmehr dazu verpflichtet sind, Kommunikationskanäle einzurichten, über die Verstöße gegen nationales und EU-Recht gemeldet werden können. Das bedeutet für viele Unternehmen und Kommunen drastische Umstrukturierungen im Bereich Compliance.

Was ist neu?

Viele Unternehmen und Kommunen haben bereits ein Hinweisgebersystem innerhalb ihres Compliance-Systems integriert. Durch die Whistleblower-Richtlinie werden nun jedoch weitere Voraussetzungen zur Vorschrift:

• 3 Monats-Frist: Hinweisgeber/innen sind innerhalb von drei Monaten nach Meldung umfassend zu informieren, wie mit dem Hinweis verfahren wurde und welche Folgemaßnahmen das Unternehmen geplant und ergriffen hat.
• Keine Repressalien: Arbeitsrechtliche Konsequenzen wie Kündigung, Suspendierung etc. aber auch Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge gegenüber Whistleblowern sind verboten.
• Beweislastumkehr: Es ist fortan Beweispflicht des Unternehmens den (abweichenden) Grund für eine vermeintliche arbeitsrechtliche Maßnahme darzulegen und ggf. zu beweisen.
• Einhaltung des Dienstweges keine Pflicht: Hinweisgeber/innen müssen den Hinweis nicht erst an das Unternehmen geben, sondern können sich unmittelbar an die externe Stelle wenden.
• Zudem soll die Möglichkeiten geschaffen werden, Sanktionen gegen Unternehmen zu verhängen, die Whistleblower/innen behindern und auch ein eigener Schadensersatzanspruch zugunsten von Whistleblowern zu schaffen.

Zusammenfassend ist es damit nach der Konzeption der Whistleblower-Richtlinie zukünftig für Unternehmen erforderlich, Meldekanäle zu schaffen, die es Hinweisgeber/innen ermöglichen einen Hinweis in schriftlicher, mündlicher oder persönlicher Form abzugeben. Darüber hinaus muss immer die Vertraulichkeit der Identität gewährleistet werden und eine Eingangsbestätigung des Hinweises nach spätestens sieben Tagen erteilt werden. Die maximale Bearbeitungszeit beträgt drei Monate. Bei Verstößen drohen Sanktionen und Schadensersatz.

Wie kann die Richtlinie umgesetzt werden?

Es gibt drei Möglichkeiten diese Vorgaben umzusetzen:

• Kostenlose Hotline: Möglich ist die Einrichtung einer kostenlosen Hotline, die durchgängig besetzt ist und von einer Ombudsperson betreut wird. Alternativ besteht die Möglichkeit eines automatischen Anrufbeantworters, auf der die Meldung aufgenommen und für eine angemessene Dauer gespeichert werden kann.
• Persönlicher Kontakt: Hinweisgeber/innen muss stets ermöglicht werden, sich an eine Ombudsperson alsAnsprechpartner/in wenden zu können, welche gleichzeitig Vertraulichkeit zusichern können muss.
• IT-gestütztes Hinweisgebersystem: Möglich ist zudem eine IT-gestützte Lösung, welche es Hinweisgeber/innen ermöglicht, eine anonyme, verschlüsselte Kommunikation mit einer Ombudsperson aufzunehmen, die zu jeder Tages- und Nachtzeit stattfinden kann.

Kompetenz durch Erfahrung

Unsere Kanzlei kann durch die jahrelange Tätigkeit von Rechtsanwalt Tietz als Vertrauensanwalt für die Berliner Verwaltung auf fundierte Erfahrungen im Bereich Hinweisgeberschutz und Ombudsanwalt verweisen. Gemeinsam stellen wir uns den neuen Anforderungen aus Europa und entwickeln für Sie ein Hinweisgebersystem, das sowohl die Anforderungen des Datenschutzes, als auch der Richtlinie einhält und sogar übertrifft. Mithilfe von starken Partnern und durchdachten Konzepten wird ihr Unternehmen in die Lage versetzt, alle drei Möglichkeiten (Hotline, Persönlicher Ansprechpartner, IT-gestütztes Hinweisgebersystem) innerhalb ihres Unternehmens zu integrieren und sich so vor Sanktionen und/oder Schadensersatzansprüchen zu schützen.

Hier gelangen Sie zum Text der Richtlinie.